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                解決方案

                企業如何開展在家辦公?用好這4個功能就對了!

                • 發布時間:2020-02-28
                • 發布者: 本站
                • 來源: 群暉
                • 閱讀量:

                因為疫情影響,許多企業都開始在家辦公,但是員工都在五湖四海,而辦公文件又都在公司怎么辦?我們帶來教程,告訴群暉用戶如何為員工快速實現在家辦公。

                一般來說,當離開公司內網來調取文件,需要先連接公司專線,如果連接失敗,要再趕緊翻取郵件、聊天等記錄,看是否有這份文件的蹤跡,而這時候,效率往往就被拖延了。

                通過群暉Drive,部署一套在家即可辦公的文件服務器,并且可以隨時同步團隊最新版本文件在統一路徑,實現文件的集中管理。

                要如何快速部署呢?

                首先使用具有管理員權限的賬戶登錄群暉NAS,進入下載

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                下載成功后,會出現兩個應用套件,一個即是套件,而另一個是,可以總覽客戶端、日志,并設置團隊共享文件夾等。

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                使用Drive前,需要進入控制臺,選擇已有文件夾設置為團隊文件,這樣團隊成員即可以看到該文件夾,集中進行存取以及實時同步。

                需要提醒的是,Drive提供文件多版本功能,即一個文件可以保留最多32個歷史版本,所以在設置團隊文件時,要同時設定需要保留的最高版本數。

                版本數如保留過多,會過度占用NAS的存儲空間容量,建議根據需求來設定版本數量。

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                確定后,會彈出提示,需要確認員工賬戶權限,以確保有使用權的賬戶可以在本地和NAS中同步這個團隊文件夾。

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                進入控制面板,確認賬戶對于團隊文件的訪問權限。

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                這里,基礎的設定就完成了。之后就可以使用Drive來解決文件同步、協作和共享了。


                實時同步,多臺電腦統一版本

                不用耽誤時間找final

                團隊工作文件,往往容易散落在不同員工電腦中,無法及時統一信息,獲取最終版本,通過Drive,即可以實現多臺電腦間的文件同步,便于集中管理。

                要實現在電腦本地和NAS間同步文件,首先要在電腦下載Drive客戶端,Drive支持Windows、Mac、Ubuntu,可以跨平臺同步Drive文件。

                下載客戶端可以打開Drive網頁端,點擊界面左下角賬戶頭像進行下載。

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                下載PC版客戶端,安裝后運行。進入同步任務,進行設置。

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                對于文件同步設置可以觀看視頻,可以選擇單向或雙向同步模式。

                (請在WiFi下觀看,橫屏視覺更佳)

                設置同步路徑后,打開客戶端界面,可以看到同步任務情況。同步完成后,就可以在電腦上看到NAS同步文件了。

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                文件的實時同步,尤其適用于需要大容量文件交互傳輸,或是頻繁修改更新版本的影視、設計、市場、文案等工作領域,不僅解決大容量文件在線傳輸緩慢,還可以確保文件的統一性。

                尤其當團隊多人在家辦公時,大家各自完成的最新工作內容可以及時保存到統一路徑,不會造成版本混亂,也能保障傳輸效率,而不用一直開著電腦等待在線傳輸。

                另外,如果擔心同步文件會占用電腦本地容量,可以在設置同步時,一并開啟,即可以看到同步文件目錄,又可以根據需求將文件同步到電腦,功能介紹可點擊瀏覽《開啟「按需同步」,為企業云盤效能減負》

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                協作編輯文檔,不用接龍等待

                同時編輯,效率加倍

                解決了文件同步,通過結合群暉Office,Drive網頁端還可以多人在線協作。即是在上文中控制臺中設定的,不同權限的賬戶可以看到自己對應權限的團隊文件,隨時存取文件,省去在線傳輸的等待。

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                要實現多人協作,需要先下載群暉Office,即可多人在線編輯表格、文檔和幻燈片,適用于信息統計、文案修改、總結報告等需要不同成員,甚至跨部門一起編輯的場景。另外,還可以實時添加評論、批注等,成員可以即時回復,減少溝通時長。

                以往要是多人或一個部門同時處理一個表格或是文檔,需要等待前序人員完成后才能編輯,效率不足且也容易出錯。

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                完成編輯后還可以通過一個鏈接發送給客戶確認,并且Drive支持對鏈接添加密碼及訪問有效期,來保護文件安全隱私。并且根據需求,可以勾選是否允許。

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                移動辦公

                微信文檔,一鍵轉存

                在下載客戶端時,可以看到還有移動設備,Drive支持Android、iOS系統,對于不便使用電腦時,可以直接在手機或平板上瀏覽文件。而通過離線訪問,在網絡不穩定時也可以瀏覽文件。

                另外,當在微信上收到文件時,還可以轉存到Drive中,以免文件過期清理。

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                云上NAS

                輕量部署,便捷應用

                以上是提供給已經有群暉的企業來解決在家辦公,那如果沒有群暉NAS,而且目前物流也還來不及送到怎么辦?群暉 SkyNAS,作為云上NAS,可以實現企業在家辦公應急需求,同樣可以使用Drive來即時傳輸辦公文件,點擊瀏覽如何購買一天一元擁有SkyNAS l 購買教程。


                更多應用

                Drive提供在家辦公解決方案,作為私有云環境下的文件服務器,也特別適合例如教育行業,可以及時上傳下發教學文件、課件等,也可通過在線協作來統計和安排這段時間在家里的課表計劃、教學進度等。


                另外,如果團隊需要及時共享計劃日歷也可以使用群暉Calendar,或是通過群暉Chat來進行內部敏感信息的在線溝通,作為公司內部的通訊工具。

                最后,希望大家在這一場疫情中順利度過,感謝為疫情努力、付出、奮斗的所有可愛的人們。這段期間,群暉技術支持會正常提供服務,為用戶解決異地辦公遇到的問題。



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